Acciona
Servicio PMO Corporativa
El proyecto
Acciona es uno de los principales grupos empresariales españoles, líder en la promoción y gestión de infraestructuras, energías renovables, agua y servicios, entre otros. El grupo, que forma parte del Ibex35, cuenta con una plantilla de más de 30.000 empleados ubicados en los 5 continentes y organizados en varias Divisiones y Líneas de Negocio.
En 2019, Acciona abre un proceso de licitación del Servicio de Oficina de Proyectos Corporativa (PMO) con el objetivo de buscar una mayor eficiencia en todos sus procesos (gestión de demanda, gestión de proyectos, gestión de programas, gestión del portfolio, gestión económica) para dar respuesta a las necesidades de TI del grupo, así como soluciones e iniciativas interdepartamentales, cross y/o comunes a las distintas Divisiones, Negocios y Geografías del grupo Acciona.
Basada en Líneas de Negocio, y con el objetivo de ganar en eficiencia y agilidad en la respuesta que, de manera global desde TI, se ofrecía a los Negocios, Acciona quiso centrarse en mejorar los siguientes puntos:
• Detección de sinergias en las Necesidades TI de los diferentes Negocios e incremento de la comunicación en toda la Comunidad TI.
• Identificación de los proyectos transversales, así como la necesidad y disponibilidad de recursos estratégicos compartidos (arquitectura, aplicaciones corporativas, ciberseguridad, etc.)
• Homogeneización de los procesos, marcos metodológicos y herramientas utilizadas en las diferentes Líneas de Negocio.
Retos
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Definir e implantar un marco común de procesos TI -
Gestionar el cambio garantizando la adopción real de los procesos en la Organización -
Facilitar y garantizar la comunicación TI y Negocio -
Realizar un seguimiento homogéneo del portfolio de proyectos y programas
La solución
Desde Izertis, se planteó la implantación de una Oficina de Proyectos (PMO), donde, con el compromiso y la involucración de todos los actores implicados y, aplicando una estrategia participativa de gestión del cambio 360º, se consiguiese dotar de recursos y servicios que diesen apoyo y garantizasen la correcta implantación de un marco común de procesos de TI que sirviesen como base para llegar a tener una gestión global y una visión consolidada de los Proyectos TI del grupo Acciona.
Para lograr este objetivo, se plantearon cuatro líneas principales en el servicio:
- Definición e implantación de procesos (gestión de demanda, gestión de proyectos, gestión de programas, gestión del portfolio, gestión económica) con foco en la adopción y acompañamiento a los roles principales que participan en los procesos.
- Gestión de proyectos: aplicando nuestro lema de transformar mientras gestionamos.
- Reporting con foco en el seguimiento del estado de las demandas y proyectos TIC para cada Unidad de Negocio y Acciona Corporación.
- Realización de cuadros de mando que consolidasen los KPIs principales necesarios para facilitar la toma de decisiones.
Se optó por un enfoque escalonado en el que, tras la adopción de los procesos de gestión de demanda y gestión de proyectos para TIC Corporativo (“Early Adopters”), se estableció una hoja de ruta para el despliegue de la implantación y adopción de dichos procesos en las diferentes Divisiones y países del grupo. En esta fase se puso el foco en la gestión del cambio, apoyo y acompañamiento a todos los roles claves implicados en los procesos.
Posteriormente, el servicio se centró en el gobierno de demandas y gestión End-2-End de proyectos. El diseño del portal de colaboración permitió mejorar la gestión del conocimiento, la visibilidad de la información y el trabajo transversal entre equipos. Para cumplimentar el acompañamiento en la gestión, se diseñó una batería de cuadros de mando de demandas y proyectos.
Tras el periodo de estabilización, se puso foco a nivel más estratégico a través de la colaboración en la definición de un modelo de gobierno y seguimiento de los planes anuales de TI, para todas las Unidades de Negocio y países, de manera que, mediante el seguimiento periódico de los mismos, se contribuye a mejorar la gestión de la capacidad y la demanda global TI.
El resultado
Los principales logros obtenidos tras estos dos años de servicio de la oficina de proyectos en Acciona han sido:
- Lograr ser un órgano de referencia en las diferentes Unidades de Negocio a nivel nacional e internacional para el soporte de los procesos implantados y herramienta, si bien, en esta primera fase de adopción se ha focalizado más en la implantación y aprendizaje (adaptaciones del proceso y herramienta, formaciones, sesiones de refresco, acompañamientos basados en el uso de la herramienta, medición de calidad…).
- Contribuir al éxito del Plan de TI de Acciona en su servicio de apoyo a la gestión de las demandas, los proyectos y programas, contribuyendo a que la ejecución de los mismos se realice de acuerdo a los plazos, costes y alcance establecidos y cumpliendo con las expectativas de los Business Partners de las diferentes Unidades de Negocio.
- Homogeneizar y mejorar la eficiencia de los procesos TI, prestando soporte a las Unidades de Negocio y Acciona Corporación.
- Definir el modelo de relación entre las diferentes Unidades Organizativas.
- Implantar un proceso de gestión del cambio 360º que incluye, entre otras actividades, formación y capacitación, así como comunicación periódica para la adopción de los procesos.
-Diseñar informes de seguimiento y cuadros de mando, incluidos el del CIO.
- Establecer un proceso periódico de coaching y apoyo a los gestores de demanda y jefes de proyecto en su gestión.
- Diseñar un espacio de colaboración que sirve de palanca de comunicación, adopción de procesos y mejora de la eficiencia de los equipos TI.
- Establecer el proceso de gestión de la herramienta PPM, incluidas peticiones e incidencias.
- Elaborar los planes de proyectos anuales de todas las Unidades de Negocio en forma de líneas de proyecto e implantando el modelo de gobierno y seguimiento alineado a la gestión presupuestaria anual.